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高效利用时间的10大法则

【摘要】:怎样高效利用时间?时间管理是事业成功的关键。一个人、团队能否在自己的事业生涯中取得成功,秘诀就在于搞好时间管理。那么要如何高效利用时间呢?本文整理高效利用时间的10大法则,希望对您有所帮助。

  怎样高效利用时间?时间管理是事业成功的关键。一个人、团队能否在自己的事业生涯中取得成功,秘诀就在于搞好时间管理。那么要如何高效利用时间呢?本文整理高效利用时间的10大法则,希望对您有所帮助。




  法则1:一次只做一件事

  首先,高效能人士知道,要想控制自己的生活,最好的办法就是把自己要做的事情分解成很多小事情,这样他们才能一次集中精力去完成一件事情。


  法则2:根据自己的工作特点使用每日规划系统

  千万不要想用市面上那些流行的时间管理系统来改造你的工作方式。相信很多人都因为苦于工作缺乏条理而去买一套昂贵的时间管理系统,还可能花上很多个小时来学习如何使用它,但结果却发现它只会给你带来更多麻烦。所以一定要学会根据自己的工作特点来安排自己的时间。


  法则3:为工作排好先后次序

  做任何事情之前,都一定要学会为自己的工作安排好先后次序,只有这样,你才能强迫自己首先完成那些真正重要的事情。一般来说,人们容易在两种事情上浪费时间:

   自己最喜欢的事情。 “反正都要给迈克打电话约时间打高尔夫,不如先做这件事情。”因为你喜欢跟迈克聊天,所以你感觉先做这件事情会比较舒服。于是你开始一个电话接着一个电话,然后你可能还会写几封信。就这样,很长时间过去之后,你才发现真正重要的事情还没有开始。

   占用时间最少的事情。 你可能会说:“看看这些邮件可能只需要一分钟,不如先做这个。”然后你会发现自己不知不觉地用了一个小时才能看完邮件。


  法则4:设定最后期限

  只要给你自己设定一个最后期限,你就会发现自己可以在最后期限前完成很多事情。举个例子,如果你要在一个小时之内赶到机场,要到一个星期之后才回来,你就会放弃很多本来要做的工作。帕金森法则告诉我们:“人总是会占用掉自己所有的时间。”所以要想利用好时间,最好的方式之一就是给自己设定一个最后期限,如果有很多邮件需要处理,你可以给自己抽出一个小时,告诉自己,如果一个小时后,邮件还没处理完,你就要把剩下的邮件推迟到明天。每次开会时,一定要规定好时间。会议开始时,告诉所有人,会议时间只有一个小时,大家必须在这个小时内解决完所有的问题,然后回到办公室继续自己的工作。一旦给自己设定最后期限,你会发现自己的效率大大提高。


  法则5:避免被人打断

  毫无疑问,当一个人需要集中精力来处理事情时,最害怕的就是总是有人来打断自己。几乎每个来参加我的培训班的人都跟我说过:“只要没有人打断我,我就可以很好地管理好自己的时间。”经理人们最大的烦恼就在于此,因为一般经理人总是喜欢下属经常来请教自己,否则他们会很没有成就感。下面我们讨论一些控制打断的技巧。

   阻止别人随意走进你的办公室。 重新安排你的办公室,不让人们直接看到你。向同事敞开大门没有关系,但一旦所有人都可以走进你的办公室,你的工作效率就会大大降低。

   偶尔关上自己办公室的门。 每天给自己规定一段时间,让所有人知道,在这段时间里,关上办公室的门,表示你不希望被任何人打扰。

   当你不想被打扰时,给秘书发出这一信号。 在房地产公司担任总裁时,我的秘书知道,只要我关上了办公室的门,就表明我不希望被打扰,不会接待访客,也不想接听电话。有时虽然办公室有访客,但只要我办公室的门没关上,她也可以把电话接进我的办公室,这时我会告诉对方:“对不起,我现在有客人,你看我们是很快说完,还是我待会儿打给你。”在90%的情况下,对方都会在30秒内说完他想要说的话,问题立刻得到解决。




  法则6:只读一次文件

  一定要养成只读一次文件的习惯。一般情况下,早晨当你走进办公室之后,秘书会给你拿来一摞文件。其中包括来自客户公司的信件,对方要求你采取行动。你会说:“好,我过会儿处理这件事情”,然后你把它放进“待办事项”文件夹。过了一段时间之后,你会检查“待办事项”文件夹,再读一遍信件,然后说道,“这件事情非常紧迫吗?”于是你再读一遍信件,这时你可能已经计划要采取一些积极的行动了。但在很多情况下,你会发现自己一封信件要读上三到四遍。

  我有一个办法可以帮你消除这个坏习惯。每次读完一份文件之后,撕掉它的一个角。很快你就会发现,在采取行动之前,你已经把四个角都撕掉了。千万不要这样浪费时间,设法养成习惯,只要一读完信件,就立刻作出决定。很快你就会发现,这种方法可以帮助你节约大量时间。


  法则7:错开午饭时间

  如果情况允许,不妨在上午11点到12点,或者在下午1点到2点的时候吃午饭,这样你不仅可以得到更快的服务,而且你会发现,当所有人都去吃午饭,只有你一个人在办公室工作的那一个小时很可能是你一天中最高效的一个小时。


  法则8:尽量通过电话解决问题

  如果想要请同一栋大楼里的某个人帮你解决问题,尽量通过电话解决。你也可以亲自前往那个人的办公室,但那样会浪费你大量时间。一般来说,当一个人接到电话时,他会立刻处理通话者交代的事情,即便你就在他面前站着,他也会让你稍等一会儿。既然如此,为什么不尽量选择打电话呢?


  法则9:迅速把问题想清楚

  在讨论问题之前,一定要尽量搜集到全部的必要信息。《赢在决策力》中谈到过信息的重要性,要想作出聪明的决定,你首先一定要搜集到足够的信息。如果没有做到这一点,千万不要让对方给你更多时间来把问题想清楚,你可以在现场搜集信息,然后作出决定。


  法则10:制订适合自己的规划系统

  每日计划。写出你每天需要做的事情和你需要拨打的电话。

  ◆ 约定的事情。写出你当天需要见的人,以及你在特定时间答应别人要做的事情。

  ◆ 跟进表格。列出你最近一段时间正在做的事情。


  以上就是高效利用时间的10大法则的相关内容,根据这10大法则做好自己的时间规划,可以让我们的工作效率大大提高。


 

 

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