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采购经理如何管理部门工作

【摘要】:对采购工作的管理与控制,主要是由企业采购经理负责的。由于采购工作涉及面广,会涉及企业内部的成本控制、财务以及客户、生产等生产和服务部门,还有外部众多的供应商、中间商,情况复杂,具有政策性、季节性和随机性等特点。要做好对采购工作的管理与控制,采购经理必须抓好以下几个方面的工作。

  对采购工作的管理与控制,主要是由企业采购经理负责的。由于采购工作涉及面广,会涉及企业内部的成本控制、财务以及客户、生产等生产和服务部门,还有外部众多的供应商、中间商,情况复杂,具有政策性、季节性和随机性等特点。要做好对采购工作的管理与控制,采购经理必须抓好以下几个方面的工作。




  一、采购管理的规划

  说起采购管理的规划,大家可能都摇头,这哪是采购经理的事在中国的许多企业,确实如此。但这并不排除你有机会为一个新企业的采购进行规划,或者是为一个企业的采购管理进行重新规划。如企业规模大了,由以前的一家工厂,扩展为有好几家分厂、好几家分公司,这时候,企业究竟是沿用以往的集中制采购组织,还是采用分权制采购组织呢?如果你恰好在采购经理的位置上,这可能就是你要考虑的问题了。


  二、采购人员的管理

  经理对采购工作的管理主要表现在对采购人员的管理上,他的管理意图,对市场情况的掌握,对供应商的选择以及对企业成本的控制等,都要通过采购人员的工作体现出来。因此,做好对采购人员的管理工作极为重要。针对采购工作的特点,采购经理的工作包括:

  第一,要选好采购人员。

  第二,要明确分工与职责,明确权利与义务。

  第三,要加强对采购人员的法制教育、职业道德教育,提高其抵制不正之风的自觉性,树立坚强的组织观念和严明纪律性;同时,要培养其企业主人翁的责任感,培养其不谋私利、不徇私情、秉公办事的思想作风。

  第四,要对采购人员的工作进行监控。


  三、建立良好的采购工作程序

良好的采购工作程序将

为采购部有条不紊地运作提供有力的保证,使所有的采购员有章可循,提高效率,减少失误。各个企业的采购工作程序中应注意以下问题:

  第一,严格按程序运作,不允许推诿扯皮,该办的必须办理。

  第二,严格按程序所规定的职权范围办理,不得超越范围。

  第三,密切协作关系,强调采购部与其他部门的协调、合作与配合,有困难、有疑问应共同协商解决。


  四、控制采购价格与成本

  成功的采购工作目标之一是获得理想的采购价格,降低采购成本。

  采购价格是受各种因素影响的,诸如市场的供求状况,生产的需求程度,采购的数量,材料本身的质量,供应的货源渠道和经营成本,单位支配市场程度,其他供应者对其影响等。面对这些价格因素与生产经营的要求,对采购价格实行控制是必要的。

  采购成本是开展采购活动过程中产生的各种费用。采购业务效率提高了,采购成本也就会降低,将为企业盈利作出贡献。


  五、供应厂商管理

采购员的工作是有所分工的,即在一个相对长的时间里较固定地分管负责采购某一类物品,使其熟悉这类物品的市场供应厂家及供应商。作为采购经理,则应该熟悉所分管的采购员联系的所有供应厂商。经过一段时间实际采购的考察,对一些信誉好的供应商,应考虑与其建立比较稳定的采购关系和良好的合作关系,以保证货源的购进,减轻采购工作量。同时,采购经理应该负责解决采购员解决不了的问题,买到采购员买不到的货物。

还应注意避免出现这样的情况:一个采购员频繁联系的供应商是采购经理所不知道或不熟悉的,如果采购员和供应商长年不买采购部经理的账,那么采购经理的工作将是十分被动的。供应商为了得到更高的经济效益,常会采取各种各样的办法笼络采购员它不仅影响进货成本,损害企业利益,还会腐蚀采购员队伍。如何控制这类问题的产生,是所有采购经理面临的共同问题。

  另外,作为一名采购经理,从企业长远的发展角度考虑,应该为企业的供应商管理设计一套有效的管理制度、管理方法,如供应商激励机制、供应商评价体系等。


  六、对采购计划和购货合同执行的控制

  为了保证物品采购和购货合同的有效执行,采购经理必须对执行过程进行控制:

  第一,指定专业人员对计划的执行和购货任务的履行进行检查。

  第二,设立物品计划执行控制台账,记录每种物品的采购计划,签约(合同)情况,交货履约和库存情况。如有条件可采用现代化企业采购工作管理软件,将这些数据输入电脑,以备随时检查。

第三,定期检查与随时检查相结合,每月进行全面检查,对未按计划和合同进度供货的货种,随时通知经办采购员督促供应单位按时交货。

 

 

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