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采购成本的控制方法

【摘要】:从企业采购成本构成上看,企业采购成本一般包括购入物资买价、运输费、包装费、装卸费、保险费及相关税费,其中物资材料买价构成采购成本的主体。企业要切实降低采购成本,必须深入分析影响购入物资材料成本的各种内外部因素,从各方面有针对性地制定降低成本、增加收益的措施。

  从企业采购成本构成上看,企业采购成本一般包括购入物资买价、运输费、包装费、装卸费、保险费及相关税费,其中物资材料买价构成采购成本的主体。企业要切实降低采购成本,必须深入分析影响购入物资材料成本的各种内外部因素,从各方面有针对性地制定降低成本、增加收益的措施。




  一、完善采购基础管理

  这方面的工作包括:

  采购物资的分类、分等与数据库建立;

  合格供应商评价标准的确定与供应商等级的划分及数据库建立;

  各类物资标准库存量的制定、库存量的控制与库存周转率的提高(控制库存资金占用十分重要);

  库存管理信息化与数据准确;

  呆滞料的防范与及时处理。


  二、完善采购制度

  采购工作涉及面广,并且主要是和外界打交道,因此,如果企业不制定严格的采购制度和程序,不仅采购工作无章可依,还会给采购工作带来巨大的廉洁风险。完善采购制度要注意以下几个方面:


  1.建立完善、严格的采购制度

  建立严格、完善的采购制度,不仅能规范企业的采购活动,提高效率,杜绝部门之间扯皮,还能预防采购人员的违规行为。采购制度应规定物料采购的申请程序、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如,可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价、专业组比质比价,然后选择供应商,并把所选的供应商及其报价填在请购单上;还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等,以供财务部门或内部审计部门稽核。


  2.建立供应商档案

  企业的中长期发展战略要求与供应商实施双赢的战略合作伙伴关系,对企业的正式供应商要建立档案。供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外,还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等。每一个供应商档案应经严格的审核才能归档,企业的采购必须在已归档的供应商中进行。供应商档案应定期或不定期地更新,并有专人管理。


  3.要建立供应商准入制度

  重点材料的供应商必须经工艺技术、质检、物资、财务、审计等部门联合考核后才能列入参考名录,如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标,要对考核的问题逐一评分,只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商。


  4.建立价格档案和价格评价体系

  企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案,对每一批采购物品的报价,应首先与归档的材料价格进行比较,分析价格差异的原因。如无特殊原因,采购的价格原则上不能超过档案中的价格水平,否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格,要建立价格评价体系,由企业有关部门组成价格评价组,定期收集有关的供应价格信息,以此分析、评价现有的价格水平,并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议可视情况一季度或半年进行一次。


  5.建立材料的标准采购价格,对采购人员根据工作业绩进行奖惩

  对重点监控的材料,应根据市场的变化和产品标准成本,定期定出标准采购价格,促使采购人员积极寻找货源,货比三家,不断地降低采购价格。标准采购价格也可与价格评价体系结合起来进行,并提出奖惩措施,对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励,对没有完成采购成本下降任务的采购人员分析原因,确定对其惩罚的措施。

 

 

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